עדכון אחרון: ינואר 2026
1.1. מערכת שגיא (להלן: "המערכת"), המופעלת על ידי חברת נובה קאי (NovaKai) (להלן: "החברה", "אנחנו"), מכבדת את פרטיותם של המשתמשים במערכת ובאתר האינטרנט שלנו בכתובת https://sagi.novakai.co.il (להלן: "האתר").
1.2. מדיניות פרטיות זו (להלן: "המדיניות") מתארת כיצד אנו אוספים, משתמשים, מאחסנים, משתפים ומגנים על מידע אישי, וכן מפרטת את זכויותיכם ביחס למידע זה.
1.3. מדיניות זו חלה על כל המשתמשים במערכת ובאתר – לרבות מעסיקים (להלן: "לקוחות") ועובדים זרים החותמים על מסמכים באמצעות המערכת (להלן: "חותמים").
1.4. בשימוש במערכת ובאתר, אתה מאשר כי קראת, הבנת והסכמת למדיניות פרטיות זו.
אנו אוספים את סוגי המידע הבאים:
2.1. מידע שנמסר על ידי הלקוח (המעסיק):
2.2. מידע על עובדים זרים (חותמים):
2.3. מידע הנוצר במהלך השימוש במערכת:
2.4. מידע טכני שנאסף באופן אוטומטי:
אנו משתמשים במידע שנאסף למטרות הבאות:
3.1. אספקת השירות: הפעלת המערכת, ניהול חשבונות, שליחת מסמכים לחתימה, עיבוד חתימות ושמירת מסמכים חתומים.
3.2. שליחת הודעות SMS: שליחת קישורים מאובטחים לחותמים לצורך חתימה על מסמכים, וכן שליחת תזכורות אוטומטיות.
3.3. אימות ותיעוד: יצירת לוג חתימה (Audit Trail) לצורך הוכחת אותנטיות החתימה ושלמות המסמך.
3.4. תמיכה ושירות לקוחות: מענה לפניות, פתרון תקלות ומתן סיוע טכני.
3.5. שיפור השירות: ניתוח דפוסי שימוש, שיפור הביצועים, הממשק וחווית המשתמש.
3.6. אבטחת מידע: זיהוי ומניעת פעילות חשודה, הונאות או שימוש בלתי מורשה.
3.7. עמידה בדרישות חוק: מילוי חובות חוקיות ורגולטוריות החלות עלינו.
3.8. תקשורת: שליחת הודעות הקשורות לשירות (עדכוני מערכת, שינויי תנאים, התראות אבטחה).
4.1. אנו לא מוכרים, סוחרים או מעבירים מידע אישי לצדדים שלישיים לצורך שיווק.
4.2. אנו עשויים לשתף מידע עם צדדים שלישיים במקרים הבאים בלבד:
5.1. אנו מיישמים אמצעי אבטחה טכנולוגיים וארגוניים מתקדמים להגנה על המידע האישי, לרבות:
5.2. המידע מאוחסן על שרתים מאובטחים. אנו פועלים לאחסן מידע בהתאם לסטנדרטים המקובלים בתעשייה.
5.3. למרות מאמצינו, אין אפשרות להבטיח אבטחה מוחלטת של מידע באינטרנט. המשתמש מכיר בכך שקיים סיכון מובנה בהעברת מידע באופן מקוון.
6.1. אנו שומרים מידע אישי כל עוד חשבון הלקוח פעיל וכל עוד הדבר דרוש לאספקת השירות.
6.2. מסמכים חתומים ולוגי חתימה (Audit Trail) נשמרים למשך כל תקופת פעילות החשבון, וכן לתקופה נוספת בהתאם לדרישות הדין (לרבות חוקי עבודה, חוקי מסים ותקנות רלוונטיות).
6.3. לאחר ביטול חשבון, המידע יישמר למשך 30 ימים נוספים לצורך שחזור (במידה והלקוח יבקש לחזור), ולאחר מכן יימחק, למעט מידע שאנו מחויבים לשמור על פי דין.
6.4. מידע אנונימי ומצרפי (אגרגטיבי) שאינו מזהה אישית עשוי להישמר ללא הגבלת זמן לצורך שיפור השירות וניתוח סטטיסטי.
7.1. האתר והמערכת משתמשים בעוגיות (Cookies) ובטכנולוגיות דומות לצורך:
7.2. ניתן לנהל את הגדרות העוגיות דרך הדפדפן. חסימת עוגיות מסוימות עלולה לפגוע בפונקציונליות המערכת.
8.1. בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, עומדות לך הזכויות הבאות:
8.2. לצורך מימוש זכויותיך, ניתן לפנות אלינו באמצעות פרטי הקשר המפורטים בסעיף 12 להלן. אנו נשיב לפנייתך בהקדם האפשרי ולא יאוחר מ-30 ימים.
9.1. הלקוח (המעסיק) הוא "בעל מאגר המידע" כהגדרתו בחוק הגנת הפרטיות ביחס למידע על עובדיו. החברה משמשת כ"מחזיקה" במאגר המידע ומעבדת את המידע עבור הלקוח ובהתאם להוראותיו.
9.2. הלקוח אחראי לקבל כל הסכמה או אישור נדרשים מעובדיו לעיבוד המידע האישי שלהם באמצעות המערכת, ולעמוד בכל דרישות הדין הרלוונטיות.
9.3. אנו מעבדים מידע של חותמים אך ורק לצורך אספקת שירות החתימה ללקוח, ולא נעשה בו שימוש למטרה אחרת.
9.4. פניות של חותמים בנוגע למידע האישי שלהם יופנו ללקוח הרלוונטי, שכן הוא האחראי לניהול המידע על עובדיו.
10.1. במסגרת השימוש בשירותי ענן ובשירותי צדדים שלישיים, ייתכן שמידע אישי יועבר ויאוחסן מחוץ לגבולות מדינת ישראל.
10.2. במקרים כאלה, אנו נוודא שקיימות הגנות מתאימות, בהתאם לדרישות הדין הישראלי, לרבות תנאים חוזיים המבטיחים רמת הגנה נאותה על המידע.
11.1. אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. שינויים מהותיים יפורסמו באתר ו/או יישלחו בהודעה ללקוחות רשומים.
11.2. המשך השימוש במערכת לאחר עדכון המדיניות מהווה הסכמה למדיניות המעודכנת.
11.3. מומלץ לעיין במדיניות זו מעת לעת כדי להישאר מעודכנים.
לכל שאלה, פנייה או בקשה בנושא מדיניות פרטיות זו או בנוגע למידע האישי שלך, ניתן לפנות אלינו: